Để soạn thảo văn bản trong Google Docs, bạn có thể nhấn vào chức năng Docs phía trên thanh công cụ chức năng trong hộp thư Gmail, hoặc dùng liên kết trực tiếp http://docs.google.com. Trong cửa sổ Google Docs, bạn nhấn vào chức năng Tài liệu để bắt đầu.

Trước khi đăng nhập vào tài khoản, tạo tài liệu rồi lưu trữ, bạn có thể thử nghiệm ngay các tính năng soạn thảo tài liệu trong Google Docs bằng cách bấm vào nút Thử Google Documents ngay bây giờ.

Trong cửa sổ Google Documents dùng thử, bạn sẽ có một màn hình gần giống như các chương trình soạn thảo văn bản cài đặt trên máy tính như Word trong MS Office hay Writer trong Open Office.

Và như vậy, bạn có thể bắt đầu với những thao tác cơ bản nhất trong soạn thảo tài liệu là gõ các đoạn văn bản vào, xóa, rồi gõ thêm… Các nút chức năng xóa thao tác vừa thực hiện (Hoàn tác)  , thực hiện lại thao tác vừa bỏ (Làm lại)   , cũng như sao chép định dạng được đặt sẵn để bạn sử dụng.

Bạn cũng cần thử thao tác đánh dấu khối văn bản, rồi thay đổi phông chữ, kích cỡ chữ, đổi kiểu nghiêng, đậm, gạch dưới hay đổi màu chữ…

Một vài kiểu định dạng thường dùng cũng được dịch vụ soạn thảo văn bản trực tuyến Google Docs cung cấp sẵn trên thanh công cụ, với giá trị mặc định là Văn bản thường, nằm cạnh nút chức năng sao chép định dạng. Đánh dấu khối văn bản, rồi bấm chọn vào menu xổ xuống này, bạn có thể chọn một trong các định dạng  sẵn có như Tiêu đề, Phụ đề, Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, Tiêu đề 3. Với mỗi kiểu định dạng văn bản, bạn có thể chọn để sử dụng nó làm định dạng cho đoạn văn bản đang chọn (Sử dụng tiêu đề), hoặc cập nhật kiểu định dạng văn bản đang chọn trong trình soạn thảo trở vào định dạng này (Cập nhật tiêu đề khớp với lựa chọn).

Ngoài định dạng màu chữ trong khi soạn thảo, chương trình này cũng cho phép bạn thay đổi màu nền của các đoạn văn bản bằng nút Màu nền văn bản. Bấm vào đó, bạn có thể chọn một màu bất kỳ trong bảng màu, hoặc chọn nút Không để xóa màu nền văn bản đang có. Các tính năng khác còn lại bao gồm chèn liên kết web, đánh số thứ tự, đánh dấu đầu dòng, thụt đầu dòng, và canh đều lề trái phải hay cả hai cạnh… Cuối cùng là nút chức năng thay đổi khoảng cách giữa các dòng văn bản đang soạn thảo.

Tuy nhiên, điểm nổi bật nhất của việc sử dụng chương trình soạn thảo văn bản trực tuyến này là khả năng chia sẻ tức thời. Dù là trong chế độ dùng thử và không cần đăng nhập, nhưng bạn sẽ thấy phía trên các nút chức năng soạn thảo là một đường dẫn liên kết web. Muốn chia sẻ văn bản đang soạn thảo với ai, bạn chỉ cần đánh dấu, sao chép rồi gửi đường dẫn cho người đó. Người nhận được đường dẫn có thể dán nó vào trình duyệt của họ để xem và tham gia vào quá trình soạn thảo, mà cũng không cần tiến hành đăng nhập.

Nếu có nhiều người cùng dùng chung một đường dẫn để chia sẻ văn bản đang soạn thảo, và có bất kỳ ai trong số họ thay đổi nội dung, hay định dạng văn bản, thì mọi thay đổi đó sẽ được cập nhật ngay tức thời cho tất cả những người còn lại. Một con trỏ và cửa sổ nhỏ màu xanh sẽ cho biết thông tin về người đang hiệu chỉnh văn bản là ai. Nhưng nếu người dùng đó không đăng nhập, thì thông tin sẽ chung chung theo kiểu Người dùng ẩn danh 4438, hay Người dùng ẩn danh 5653…

Rất tiếc, dù việc dùng thử là tiện lợi, dễ dàng và rất thú vị, nhưng những văn bản được soạn thảo theo kiểu dùng thử này sẽ chỉ tồn tại trong vòng 24 giờ. Muốn giữ nó lại, bạn phải dùng chức năng sao lưu bằng nút Lưu tài liệu ở trên cùng.

Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập để tiến hành sao lưu. Gõ vào địa chỉ email mà bạn đã đăng ký trước đó, kèm với mật khẩu tương ứng, sau đó nhấn nút Đăng nhập là xong. Nếu muốn khỏi phải gõ lại thông tin đăng nhập về sau, bạn hãy đánh dấu thêm mục Duy trì trạng thái đăng nhập.

Sau khi đăng nhập thành công, tập tin sẽ được lưu lại với một tên mặc định. Muốn đổi tên cho nó, bạn dùng menu Tệp – Đổi tên, rồi nhập vào tên mới. Bạn cũng có thể tạo ra một bản sao khác của tập tin hiện tại bằng menu Tệp – Tạo một bản sao, hay mở một tập tin đã lưu trước đó ra để hiệu chỉnh bằng menu Tệp – Mở. Ngoài  ra, còn vô số các công cụ mở rộng khác trong việc chỉnh sửa, xem, chèn thêm nội dung hay định dạng lại các văn bản đang có cũng được Google Docs cung cấp, sau khi bạn đăng nhập.

Việc chia sẻ cũng được nâng cấp lên thêm. Những người dùng đang chia sẻ trong bản thử nghiệm trước đây sẽ không còn kết nối được với tài liệu mới. Bạn hãy nhấn vào nút Chia sẻ          để cấu hình lại các thông số liên quan đến việc chia sẻ tài liệu này.

Đầu tiên là bạn sẽ có một đường dẫn liên kết mới dành cho việc chia sẻ. Bạn sẽ phải sao chép đường dẫn mới này và gửi đi. Mặc định, chế độ chia sẻ là Riêng tư, nghĩa là chỉ những người có tên trong danh sách phía dưới mới có quyền truy cập tài liệu. Đứng đầu danh sách sẽ là chính bạn, chủ nhân của tài liệu này, và cũng chỉ bạn mới được phép cấp thêm, bỏ bớt, hay thay đổi quyền truy cập của người dùng khác, đối với tài liệu này. Để thêm một người mới vào danh sách truy cập, bạn gõ địa chỉ email vào dưới mục Thêm người, sau đó bạn chọn quyền truy cập của người đó là Có thể chỉnh sửa, Có thể nhận xét…, sau đó đánh dấu mục Thông báo với mọi người qua email, rồi nhấn nút Chia sẻ và Lưu để xác nhận việc đó.

Trường hợp muốn thay đổi chế độ truy cập mặc định, thì bạn nhấn vào nút Thay đổi phía cạnh phải của chế độ Riêng tư. Sau đó thì bạn có thể chuyển lựa chọn từ mục Riêng tư mặc định, là chế độ bắt buộc người xem tài liệu phải đăng nhập, sang mức độ Bất kỳ ai có liên kết. Với mức độ Bất kỳ ai có liên kết, thì ai có được đường dẫn liên kết đến tài liệu, đều có thể mở nó ra và đọc được nội dung bên trong.

Lựa chọn trên cùng, Công khai trên web, là lựa chọn thông thoáng nhất, chỉ dành cho các tài liệu công cộng, vì dù không có liên kết, nhưng người dùng vẫn có thể dùng chức năng tìm kiếm của Google để tìm ra, và đọc nội dung của văn bản ấy. Đừng quên nhấn nút Lưu để giữ lại tùy chọn mới, bạn nhé!