Microsoft Outlook lưu trữ các thư tín, danh sách địa chỉ, lịch hẹn, các nhiệm vụ, ghi nhớ và sổ nhật ký trong các thư mục Messaging Application Programming Interface (MAPI). Thư mục MAPI có thê được lưu trữ tại một trong 2 vị trí sau:

• Trong một tập các thư mục cá nhân (file .pst) nằm trên ổ cứng của bạn
• Trong một mailbox được đặt trên máy chủ nếu bạn sử dụng Outlook cùng vời Microsoft Exchange Server.

Nếu bạn sao lưu dữ liệu đã được tạo này, bạn có thể làm chủ được khi có các tình huống xảy ra như sau:

• Khôi phục lại được dữ liệu đã mất hoặc bị hủy do ổ cứng lỗi.
• Khôi phục lại dữ liệu đã bị mất do các sự việc không mong muốn xảy ra.
• Di chuyển và chuyển dữ liệu sang một ổ cứng mới, ổ đó có thể đặt bên trong cùng với máy tính đó hoặc trên máy tính khác.
• Di chuyển và chuyển dữ liệu từ ổ cứng ban đầu sang một ổ cứng khác đặt trong máy tính khác.

Tạo một bản sao cho file .pst

Nếu bạn không sử dụng Outlook cùng với Microsoft Exchange Server, Outlook sẽ lưu trữ tất cả dữ liệu của nó trong một file .pst. Nếu bạn muốn sao lưu hoặc export một thư mục cụ thể (ví dụ như Contacts hay Calendar) hãy đọc phần “Export file dữ liệu .pst”

Sử dụng các bước sau để tạo một bản sao file .pst:

1. Đóng tất cả các chương trình nhận mail trên máy như Outlook, Microsoft Exchange, hay Microsoft Windows Messaging.

2. Kích vào Start, chọn Settings, và sau đó chọn Control Panel.

3. Kích đúp vào biểu tượng Mail.

4. Kích vào nút Show Profiles.

5. Kích vào profile thích hợp, sau đó chọn Properties.

6. Kích vào nút Data Files.

7. Kích vào phần Personal Folders Service mà bạn cần sao lưu. Mặc định, dịch vụ này được gọi là Personal Folders. Tuy nhiên, tên nó có thể khác đi tùy với từng người dùng khi đặt.

Lưu ý Bạn có thể có nhiều hơn một Personal Folders servicetrong profile. Trong trường hợp như vậy, bạn phải sao lưu thành từng file .pst riêng biệt.

Nếu không có bất kỳ một Personal Folders service nào trong profile và bạn có thể lưu trữ thông tin như các thư tín, địa chỉ liên lạc hay lịch hẹn trong Outlook, thông tin thường được lưu trữ trong một mailbox của Exchange Server. Trong trường hợp này, bạn hãy xem phần “Dữ liệu trong Microsoft Exchange Server”.

8. Kích vào Settings, ghi nhớ lại đường dẫn và tên file được liệt kê trong đó.

Lưu ý File .pst có chứa tất cả dữ liệu được lưu trữ trong các thư mục MAPI của Outlook. Nếu file này quá lớn đối với một thiết bị lưu trữ bạn hãy sử dụng thiết bị lớn hơn hoặc ghi ra đĩa CD. Bạn có thể giảm bớt kích thước của file .pst khi kích vào nút Compact Now.

9. Đóng lại tất cả các cửa sổ Properties.

10. Tạo một bản sao của file mà bạn đã ghi nhớ lại thông qua đường dẫn và tên file trong bước 8.

Bạn có thể khôi phục một file .pst từ thiết bị ngoài như ổ đĩa mềm, ổ đĩa di động, CD-ROM hay bất kỳ thiết bị lưu trữ nào. Để thực hiện việc này, chỉ cần copy một bản sao của file đã được bạn backup từ thiết bị lưu trữ và paste vào ổ cứng trên máy tại đúng vị trí mà bạn đã sao lưu ra.

Khi thực hiện việc này, hãy đảm bảo rằng thuộc tính Read-Only đã được bỏ. Nếu thuộc tính này vẫn được chọn, bạn có thể sẽ nhận phải thông báo lỗi sau:

The specified device, file, or path could not be accessed. It may have been deleted, it may be in use, you may be experiencing network problems, or you may not have sufficient permission to access it. Close any application using this file and try again.
(Thiết bị, file hay đường dẫn này không thể truy cập được. Nó có thể đã bị xóa, hay đang được sử dụng, bạn có thể gặp phải vấn đề về mạng hay chưa đủ thẩm quyền để truy cập vào nó. Hãy đóng bất kỳ ứng dụng nào đang sử dụng file này và thử lại.)

Export file dữ liệu .pst

Thực hiện theo các bước sau để export một thư mục riêng lẻ:

1. Trên menu File, kích vào Import And Export. Nếu biểu tượng trên menu không có, hãy đưa chuột vào biểu tượng mũi tên xuống ở dưới cùng của menu, sau đó kích Import and Export.

2. Kích Export To File và sau đó kích Next.

3. Kích Personal Folder File (.pst) và kích Next.

4. Chọn thư mục bạn muốn export thành file .pst, sau đó kích Next.

5. Kích vào nút Browse và chọn vị trí muốn lưu file .pst.

6. Trong hộp File Name, nhập vào tên của file .pst sau đó kích Next.

7. Kích Finish.

Import dữ liệu file .pst vào Outlook

Sử dụng các bước sau để import một file .pst vào Outlook:

1. Trên menu File, kích vào Import And Export. Nếu biểu tượng trên menu không có, hãy đưa chuột vào biểu tượng mũi tên xuống ở dưới cùng của menu, sau đó kích Import and Export.

2. Kích vào Import from another program or file. và kích Next

3. Kích vào Personal Folder File (.pst), và sau đó kích Next.

4. Nhập vào đường dẫn và tên của file .pst mà bạn muốn import, sau đó kích Next.

5. Chọn thư mục mà bạn muốn import, hoặc chọn cấp trên cùng để import mọi thứ và sau đó kích Finish.

Chuyển dữ liệu Outlook từ máy tính này sang máy tính khác

Bạn không thể chia sẻ hay đồng bộ hóa các file .pst. Tuy nhiên, lại có thể sử dụng các bước trong phần “Import dữ liệu file vào Outlook” để sao chép dữ liệu từ một file .pst. Bạn có thể sử dụng một ổ CD hay DVD-ROM, thiế bị lưu trữ di động hay sao chép các file từ hệ thống thông qua mạng LAN/WAN để sử dụng cho một máy tính khác. Hãy nhớ thực hiện đúng các thủ tục sau khi làm việc với các file .pst:

– Khi sao chép các file .pst từ CD hay DVD-ROM, hãy xác định rằng thuộc tính Read-Only trên file này không được thiết lập. Để đảm bảo điều này, kích chuột phải vào file .pst mà bạn muốn sao chép từ các thiết bị, kích Properties. Hãy chắc chắn hộp Read-Only không được chọn.

– Kết nối tới các file .pst thông qua liên kết LAN/WAN không được hỗ trợ và các vấn đề kết nối có thể khiến liên kết gặp lỗi.

Nếu bạn cần tạo một file .pst thứ cấp để lưu trữ dữ liệu cho việc chuyển tải giữa hai máy tính khác nhau hoặc cho mục đích sao lưu, thực hiện theo các bước sau:

1. Trên menu File, chọn New và kích vào Outlook Data File.

2. Nhập vào một tên cho file .pst mới sau đó kích OK.

3. Nhập tên hiển thị cho file Personal Folders, sau đó kích OK

4. Thoát khỏi Outlook.

Nếu bạn muốn sao chép một file .pst trong Outlook, thực hiện theo các bước sau:

1. Trong Outlook, kích chuột phải vào thư mục muốn sao chép và kích Copy “tên thư mục”. Ví dụ bạn muốn sao chép Calendar, kích chuột phải vào thư mục Calendar và chọn Copy “Calendar”.

2. Trong hộp thoại Copy Folder, kích vào thư mục muốn sao chép tới và sau đó chọn OK.

3. Bạn có thể lặp lại các bước trên nếu muốn đổi một thư mục khác nữa.

Sao lưu dữ liệu file .pst trong Microsoft Exchange Server

Khi bạn sử dụng Outlook cùng với Microsoft Exchange Server, mặc định vị trí nhận thư là mailbox trong Exchange Server. Dữ liệu này về cơ bản đã được sao lưu từ máy chủ. Do đó, nếu muốn biết thêm thông tin về việc sao lưu bằng tay cho Exchange Server, bạn có thể liên hệ với người quản trị Exchange Server của công ty.

Nếu sử dụng Outloook cùng với Exchange Server, bạn có thể chọn để có thông tin lưu trữ Outlook trên Exchange Server hoặc trong một thiết lập file .pst trên ổ cứng. Sử dụng các bước sau để xác định vị trí Outlook lưu trữ dữ liệu.

1. Trên menu Tools, kích Email Accounts

2. Kích vào View or Change Existing Email Accounts và kích Next.

3. Xác nhận tùy chọn Deliver new mail to the following location. Nếu tùy chọn có chứa từ “Mailbox” ở phía dưới tên email, Outlook sẽ lưu trữ dữ liệu trong các thư mục trên Exchange Server. Nếu trường có chứa từ Personal Folder hay một tên khác đã thiết lập trong file .pst, Outlook sẽ lưu trữ thư mới, các địa chỉ liên hệ, lịch hẹn… trong một file .pst trên ổ cứng.

Nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ trong một file .pst trên ổ cứng và bạn muốn sao lưu dữ liệu này, hãy xem lại phần “Tạo một bản sao cho file .pst”.