Bản thân gã khổng lồ phần mềm cũng thừa nhận rất khó thuyết phục được người tiêu dùng mua Office phiên bản mới.

“Một trong những thách thức lớn nhất là dẹp bỏ định kiến của người dùng rằng các phần mềm Office cũ đã quá tốt rồi”, phó chủ tịch bộ phận kinh doanh Chris Capossela của Microsoft cho biết.

Office hiện là bộ phần mềm văn phòng thông dụng nhất thế giới. Phiên bản mới nhất của nó, Office 2007, dự kiến sẽ ra mắt vào ngày 30/11 tới trong giới doanh nghiệp và phát hành đại trà kể từ tháng 1/2007.

Giao diện người dùng “lột xác”

Một đặc điểm nổi bật của Office 2007 là giao diện người dùng sẽ được thay đổi hoàn toàn mới, cho phép bạn truy cập vào các tính năng bên trong Office một cách đơn giản hơn.

Với tên gọi “Ribbon” hay dải ruy-băng, giao diện mới được tinh giản hóa đến mức tối đa. “Chúng tôi đã nỗ lực rất nhiều để thiết kế nó trông thật tự nhiên nhưng không gây ra cảm giác xa lạ, bỡ ngỡ cho người dùng”, ông Capossela tiết lộ.

Tất cả các shortcut bàn phím của Office 2003 đều được giữ nguyên, ngoài ra Microsoft còn cung cấp thêm hơn 50.000 bài trợ giúp kỹ thuật qua mạng.

Tuy nhiên, người dùng sẽ phải mất một thời gian đầu để làm quen và học cách làm chủ giao diện mới. Với 400 triệu người đang dùng Office hiện nay, Microsoft cần phải “đào tạo” cho một đối tượng học viên không hề nhỏ chút nào.

Trước sức ép tăng lên từ cộng đồng nguồn mở (40 triệu người đang dùng OpenOffice.org, một bộ phần mềm văn phòng miễn phí trên nền Web), Microsoft đã dành hàng ngàn giờ nghiên cứu trong phòng thí nghiệm, tiếp thu phản hồi từ hàng trăm ngàn người dùng trước khi tung ra phiên bản hoàn thiện cuối cùng.

“Những tính năng, những ứng dụng thường được người dùng click vào nhất trong bộ phần mềm Office – chúng tôi muốn đưa hết chúng lên mặt tiền và trung tâm của dải ruy-băng mặc định. Tuy nhiên, hình thức của dải ruy-băng sẽ không khác mấy với thanh công cụ cũ. Trực quan, tập trung và mang tính biểu tượng – tất cả những đặc trưng đó đều được bảo tồn”.

Cũng theo ông Capossela, đại đa số người dùng thích ứng rất nhanh với giao diện mới. Chỉ có một số người mất thời gian hơn, và họ toàn là những chuyên gia về Excel.

Thế giới online

Ngoài những thay đổi về giao diện đồ họa, Office 2007 còn liên kết chặt chẽ hơn với thế giới trực tuyến. Các tài liệu có thể được post trực tiếp lên blog, còn các kênh RSS thì được tích hợp trơn tru hơn vào ứng dụng e-mail Outlook.

Cuối cùng, nếu truy cập vào website của Office, bạn sẽ bắt gặp một thư viện thông tin kỹ thuật khổng lồ. Tuy nhiên, một trong những thay đổi lớn nhất là một định dạng file mặc định mới dạng XML có tên .docx.

Các tài liệu XML sẽ có dung lượng file nhỏ hơn và tương thích, tương tác được với ứng dụng của các hãng phần mềm khác. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo ra bảng biểu, tài liệu, đồ hình và cơ sở dữ liệu mới trực tiếp từ những tài liệu đã có.

“XML mạnh vẽ và bảo mật hơn nhiều. Rất khó xâm nhập vào định dạng file này và phá hoại. Các thông tin bên trong Word và Excel sẽ trở nên hữu dụng hơn”, ông Capossela nói. “Các nhà phát triển phần mềm bên ngoài có thể lấy dữ liệu rồi chuyển chúng sang những định dạng khác, một việc mà trong quá khứ là bất khả thi”.

Tất nhiên, cho những người dùng không thích phức tạp hóa vấn đề, Office 2007 vẫn giữ lại định dạng .doc quen thuộc. Ngoài ra, nếu bạn muốn lưu file dưới định dạng nào, cũ hoặc mới, đều được.

Bản thân cộng đồng nguồn mở cũng tỏ ra chào đón định dạng XML mới, bởi họ cảm thấy nó sẽ cho phép Office 2007 cùng Open Office liên thông hơn.