Sao lưu dữ liệu là việc cần thiết nhằm phòng ngừa mất sạch dữ liệu khi thảm họa xảy ra cho hệ thống máy tính của bạn. Thay vì thực hiện sao lưu trên đĩa cứng, băng từ hay đĩa quang, một số công ty đã cung cấp dịch vụ sao lưu trực tuyến trên Internet để công việc sao lưu đỡ nhàm chán và linh hoạt hơn… Các nhà cung cấp dịch vụ cố gắng tạo môi trường làm việc thân thiện với người dùng, đảm bảo dữ liệu an toàn và có thể truy cập được từ bất cứ nơi nào, không phụ thuộc vào vị trí địa lý. Yêu cầu thật đơn giản, chỉ gồm máy tính, trình duyệt và kết nối Internet là chức năng sao lưu dữ liệu đã đủ môi trường làm việc và nhiều khi còn miễn phí.

Tuy nhiên khi chọn sử dụng dịch vụ trên Internet, bạn nên xem xét các yêu cầu khác như đường truyền, hoạt động ổn định của công ty cung cấp dịch vụ, chính sách bảo vệ người dùng… Và đây chỉ là giải pháp bổ sung chứ không thay thế cho phương thức sao lưu dữ liệu thông thường chúng ta đang thực hiện lâu nay.

Tài liệu văn bản và bảng tính

Rất nhiều công ty phần mềm đang tìm cách tranh giành thị phần với bộ phần mềm Office của Microsoft bằng cách cung cấp các dịch vụ lưu trữ, soạn thảo văn bản, bảng tính ngay trên mạng Internet như dịch vụ Online Word Processor của Zoho (writer.zoho.com) hay Google Docs & Spreadsheets của Google (docs.google.com). Hai dịch vụ này cung cấp chức năng soạn thảo văn bản, bảng tính cùng với lưu trữ miễn phí (Zoho cung cấp 1GB cho mỗi người dùng; Google thì có giới hạn về số lượng và dung lượng tập tin văn bản, bảng tính, xem thông tin chi tiết tại find.pcworld.com/56724). Tất cả nội dung soạn thảo của bạn được lưu giữ ngay trên máy chủ cùng chế độ sao lưu dự phòng. Chỉ cần có trình duyệt là bạn đã có thể ngay lập tức tạo mới, cập nhật, khai thác và chia sẻ nội dung các tập tin văn bản, bảng tính với mọi người trên Internet, không cần quan tâm máy tính có cài đặt phần mềm soạn thảo hay không.

Hình 1: Tạo bảng tính và sao lưu trên Internet bằng dịch vụ Google Docs & Spreadsheets.

Cũng giống như mọi địa chỉ web khác, Zoho và Google dùng các kỹ thuật hiện đại như Asynchronous JavaScript, XML hay Ajax để cung cấp cho người sử dụng dịch vụ thoải mái như là đang dùng ứng dụng ngay trên máy tính cá nhân, ví dụ: chức năng sử dụng phím tắt, định kỳ tự động ghi kết quả làm việc cùng một số tính năng quan trọng mà một phần mềm soạn thảo văn bản bất kỳ phải có. Tất nhiên vì môi trường hoạt động của dịch vụ không thể nào giống như môi trường hoạt động trên máy tính nên đừng đòi hỏi nhà cung cấp dịch vụ cung cấp đủ mọi thứ và hoàn hảo như phần mềm ứng dụng thông thường. Dẫu sao có loại hình dịch vụ như vậy cũng làm cho môi trường làm việc của bạn linh hoạt và tiện nghi hơn.

Dịch vụ của Zoho có màn hình giao diện thanh thoát, trực quan, còn dịch vụ của Google có thế mạnh là chức năng soạn thảo bảng tính. Nên sử dụng dịch vụ do cả 2 nơi cung cấp là tiện nhất. Zoho cũng cung cấp nhiều tiện ích mở rộng tích hợp vào MS Office để người dùng có thể truy cập, xử lý và soạn thảo tập tin do dịch vụ của Zoho tạo ra (lưu trên máy chủ) ngay trong MS Office. Khi ghi lại chỉ cần nhấn chuột vào phím bấm có nhãn Zoho Save (thay vì Save như với tập tin MS Office thông thường) thì nội dung được cập nhật và ghi ngay lên máy chủ của Zoho. Ngoài ra bạn cũng có thể lưu các tập tin Word, Excel lên thư mục do Zoho cung cấp như một đĩa cứng bình thường.
Tất nhiên các dịch vụ trực tuyến như đã đề cập ở trên không thể nào hoàn hảo như ứng dụng chạy trên máy tính thông thường, không thật sự tương thích 100% với MS Office, không có chức năng soạn thảo công thức, macro, đánh số trang… tốt như của Excel hay Word, đòi hỏi bạn phải có một đường truyền Internet ổn định.

Bookmark

Hình 2: Tiện ích bổ sung cho Word và Excel cho phép truy cập dịch vụ của Zoho.

Những địa chỉ web lưu lại để sử dụng thường xuyên (bookmark), nhất là những địa chỉ phục vụ cho công việc, cũng là nguồn thông tin quý giá cần được lưu trữ dự phòng trong trường hợp đĩa cứng bị hỏng. Nếu dùng trình duyệt Firefox thì bạn có cơ hội sử dụng rất nhiều tiện ích tự động giúp lưu giữ trực truyến các địa chỉ Internet đã được đánh dấu để cập nhật lại mục Bookmark (Favorites trong IE) của trình duyệt trên các máy tính làm việc, một trong các số đó là tiện ích Bookmark Synchronizer do Foxmarks cung cấp (foxmarks.com). Với Bookmark Synchronizer, ngoài chức năng tự động đồng bộ các bookmark như đã đề cập, trong trường hợp máy tính không tự động đồng bộ được bạn có thể làm đồng bộ bằng cách chép thông tin đang lưu trữ trực tuyến trên Internet về máy tính rồi tiến hành cập nhật cho trình duyệt hay ngược lại cập nhật bookmark trên Internet bằng các bookmark đang lưu trên máy tính. Sau khi cài đặt Foxmarks Bookmark Synchronizer, tiện ích này sẽ âm thầm thực hiện chế độ đồng bộ bookmark giữa máy tính với nơi lưu trữ trực tuyến. Thêm vào đó tất cả các bookmark được người dùng tạo ra khi dùng máy tính ở bất cứ đâu đều được lưu giữ tại một chỗ. Nhờ vậy, mỗi khi máy tính hỏng thì sau khi khôi phục, chỉ cần cài đặt lại Firefox và Foxmarks Bookmark Synchronizer, truy cập lại nơi đang lưu bookmark trực tuyến thì bookmark đang sử dụng từ trước đến nay được phục hồi như cũ.

Google cũng cung cấp cho trình duyệt Firefox một tiện ích tương tự như Bookmark Synchronizer của Foxmarks có tên là Browser Sync, tiện ích này ngoài bookmark còn tiến hành đồng bộ thêm các thông tin cá nhân khác như cookie, mật khẩu đăng nhập trang web, history, và cả thẻ (tab) vừa truy cập gần đây nhất… Khi sử dụng Browser Sync cần lưu ý kiểm soát việc đồng bộ mật khẩu và quá trình duyệt web của tiện ích, đây là một nguy cơ làm lộ mật khẩu và hoạt động truy cập web của bạn trong quá khứ nhất là khi chúng ta dùng máy tính cả ở nhà và cơ quan. Nếu bạn muốn tách bạch việc lưu giữ bookmark cái nào cho công việc, cái nào cho chuyện riêng tư thì nên phân loại bookmark thành 2 nhóm Home và Work để tiện quản lý sau này.

Ảnh số

Để chia sẻ với bạn bè, nhiều người đã lưu ảnh số của mình ở các dịch vụ Internet như Flickr (flickr.com) hay SmugMug (smugmug.com). Tuy nhiên một số dịch vụ chưa hoàn hảo, thủ tục thực hiện còn rắc rối và còn một số hạn chế.

Hình 3: Sử dụng dịch vụ lưu và đồng bộ bookmark của Foxmarks bằng tiện ích bổ sung trình duyệt Firefox.

Hiện Yahoo đã nâng cấp dịch vụ Yahoo Photos của mình lên phiên bản mới cho phép người dùng lưu trữ tối đa số lượng ảnh số (chỉ hỗ trợ định dạng JPEG), ảnh tải về vẫn giữ nguyên gốc ban đầu, không bị giảm độ phân giải. Muốn tải ảnh nào về máy tính cá nhân thì chỉ cần nhấn đúp chuột vào ảnh cần chọn, chế độ Download sẽ hiển thị trên màn hình cùng tùy chọn tải hình nguyên gốc để người dùng thực hiện thủ tục tải ảnh được chọn về máy tính của mình (hình 4). Điều cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ lưu trữ ảnh số của Yahoo là: Phải có tài khoản trên Yahoo (nếu chưa thì đăng ký mới; tài khoản này dùng chung cho tất cả các dịch vụ của Yahoo như thư điện tử, chat…); Trong khoảng thời gian 6 tháng phải làm thủ tục đăng nhập vào tài khoản ít nhất 1 lần. Nếu không Yahoo sẽ gửi cho bạn 1 thư điện tử nhắc nhở và sau một thời gian nhất định, tất cả ảnh bạn lưu trên Yahoo sẽ bị loại bỏ.

Trong trường hợp toàn bộ ảnh số lưu trong máy tính cá nhân của bạn bị mất thì phải thực hiện thủ tục tải từng ảnh lưu trực tuyến trên Internet, lặp đi lặp lại rất mất thời gian. Nếu không có nhu cầu tải ảnh số giữ nguyên kích cỡ thì nên chọn sử dụng dịch vụ lưu ảnh số do Shutterfly cung cấp (shutterfly.com). Cũng như dịch vụ của Yahoo, bạn có thể lưu ảnh số với dung lượng không hạn chế, khi cần lấy lại toàn bộ ảnh số đang lưu trên mạng thì bạn có thể yêu cầu Shutterfly gửi cho bạn 1 CD ảnh số kích cỡ nguyên thủy qua bưu điện với giá như sau: 40 USD cho 1.000 ảnh đầu tiên, thêm 15USD cho mỗi 1.000 ảnh tiếp theo (chưa tính phí gửi bưu điện). Thủ tục thực hiện khá đơn giản: nhấn chọn mục Shutterfly Store nằm trong menu Products, chọn mục Gift Certs & CDs.

Nhạc số

Một điều đáng ngạc nhiên là cho đến tận bây giờ nơi lưu trữ nhạc số vẫn là đĩa CD gốc, nếu bị mất hay hỏng các tập tin nhạc thì cách phục hồi duy nhất là thực hiện lại thủ tục trích (rip) từ đĩa CD gốc. Vì vậy muốn tránh mất thời gian làm đi làm lại thủ tục nhàm chán này, giải pháp tối ưu là chọn mua các thiết bị nghe nhạc số có dung lượng thật lớn, đủ để chứa vài album. Ngoài iPod (dung lượng bộ nhớ từ 30GB đến 80GB) thì các nhãn hiệu là Zen Vision:M của Creative dung lượng 60GB hay Zune của Microsoft dung lượng 30GB là các thiết bị nghe nhạc số đang bán chạy nhất trên thị trường hiện nay.

Hình 4: Dịch vụ lưu trữ tập tin hình ảnh của Yahoo không giới hạn dung lượng, ảnh tải về không bị sửa chữa.

Với iPod cùng tiện ích iTunes thì chỉ trong nháy mắt là bạn đã có thể phục hồi lại các tập tin nhạc bị mất do máy tính bị hỏng. Thủ tục thực hiện cũng đơn giản, chỉ cần cài lại tiện ích iTunes, kết nối iPod với máy tính và thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình là xong. Với các tập tin nhạc mua từ các cửa hàng iTunes trên Internet thì cần kết nối máy tính qua Internet tới các cửa hàng trên rồi khai báo lại chế độ bản quyền thì mới nghe được trên máy tính (nhấn chọn Store, Deauthorize Computer).

Với các thiết bị nhạc số khác, đa số chỉ cần thực hiện kết nối thiết bị với máy tính qua ngõ USB là máy tính nhận ra như là một ổ đĩa USB cắm ngoài, dùng Windows Explorer chép các tập tin nhạc từ thiết bị vào ổ cứng của máy tính là xong. Với iPod bạn cũng có thể dùng cách thức này để chép lại vào máy tính các tập tin nhạc bị mất, thủ tục thực hiện như sau: Khai báo chế độ hiển thị các tập tin đánh dấu ẩn trên máy tính, khởi động Windows Explorer rồi di chuyển đến thư mục có nhãn iPodControl, chọn và chép trở lại máy tính các tập tin nhạc cần thiết. Ngoài ra còn có thể sử dụng tiện ích EphPod (phần mềm miễn phí, tải về sử dụng tại ephpod.com) thay vì dùng Windows Explorer như vừa đề cập.

Nếu thư mục hay tập tin nhạc bị đặt tên không đúng như yêu cầu thì có thể dùng iTunes hay Windows Media Player để các tiện ích này điều chỉnh tên cũng như các thông tin cần thiết trở lại như lúc ban đầu dựa trên các thông tin đã có trong ID3 (thông tin tạo ra khi bạn thực hiện trích từ đĩa CD). Thủ tục thực hiện như sau: Với Windows Media Player, nhấn chọn Tools.Options, chọn thẻ có nhãn Library, đánh dấu chọn tại mục có nhãn “Rename and Rearrange music using media information”. Chọn thẻ có nhãn Rip Music rồi nhấn chọn phím bấm có nhãn “Change and File Name”. Với iTunes, nhấn chọn Edit.Preferences, chọn thẻ có nhãn “Advanced”. Đánh dấu chọn mục có nhãn “Keep iTunes Music folder organized”.

Lưu trực tuyến tất cả loại tập tin

Có nhiều web site cung cấp dịch vụ lưu trữ trực tuyến dung lượng lớn mà không phân biệt loại dữ liệu lưu trữ của bạn. Hiển nhiên là sau khi lưu lên đó bạn vẫn có thể chia sẻ dữ liệu với bạn bè và xử lý dữ liệu như là đang làm việc với đĩa cứng. Một trong những nơi cung cấp dịch vụ này là GoDaddy Online File Folder (find.pcworld.com/56726), phí dịch vụ là 20USD/năm cho mỗi đơn vị dung lượng lưu trữ là 2GB. Đăng ký dùng dịch vụ này bạn có thể truy cập dữ liệu tương tự như khi dùng ổ đĩa mạng, có thể dùng chuột kéo-thả để chép dữ liệu từ nơi này sang nơi khác, một số ứng dụng soạn thảo văn bản có thể ghi trực tiếp như trên đĩa cứng. Một địa chỉ khác tương tự là Box.net (Box.net), cho sử dụng miễn phí 1GB, nếu đóng phí 5USD/tháng thì dung lượng sử dụng là 5GB. Giao diện người dùng do Box.net xây dựng khá hợp lý, tuy nhiên thiếu chức năng cho phép truy cập dữ liệu như ổ đĩa mạng.