Khi có thay đổi nhân sự trong một dự án, để tiến độ thực hiện được trôi chảy thì cần có một cách thức sử dụng các nhân viên này một cách hợp lý. Dưới đây là 5 bước để các nhân viên mới có thể hòa nhập nhanh chóng và hiệu quả vào một dự án:

1. Thông báo các nhân viên mới đến khách hàng

Việc xuất hiện nhân viên mới trong một dự án đang tiến hành không phải là một việc mà ban quản lý chỉ cần thông báo qua loa cho khách hàng, đây là một sự kiện quan trọng, vì thế ban quản lý cần thẳng thắn trao đổi với khách hàng của mình. Hãy cho khách hàng được biết tình hình cũng như lý do thực hiện. Trao đổi với khách hàng trước khi tiến hành là một việc làm quan trọng, bởi vì nếu những thay đổi đó có ảnh hưởng lớn đến khách hàng thì điều này cần được được thông báo đến ban quản lý dự án. Vừa giữ cho tiến độ thực hiện dự án được trôi chảy, vừa đưa thêm các nhân viên mới sẽ có ý nghĩa hơn việc mất mát các nhân viên cũ và đối mặt với nguy cơ sụp đổ toàn bộ dự án.

2. Giúp các nhân viên mới hòa nhập

Một khi khách hàng đã được thông báo tình hình, cần để các nhân viên mới có được càng nhiều thông tin về dự án càng tốt: thông tin có thể lấy từ các báo cáo tình hình tiến độ thực hiện, các biên bản họp mặt, các tài liệu liên quan. Nếu có thể, hãy để các nhân viên mới bắt đầu làm việc trong khi các nhân viên cũ chưa rời đi để có thời gian cho việc cố vấn kinh nghiệm. Khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn nếu biết được có sự tương thích giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.

3. Giới thiệu các nhân viên mới đến khách hàng

Một khi có nhân viên mới trong một dự án, các nhân viên này nên được giới thiệu đến khách hàng. Tốt nhất là nên thông báo đến khách hàng, dù theo cách bình thường hay đặc biệt về các nguồn lực mới nếu có thể. Nếu không thể, hãy để các nhân viên mới tự giới thiệu về mình cũng như vai trò của họ trong dự án. Khách hàng cần có được kết nối với các nhân viên mới này.

4. Để các nhân viên mới thực hiện đúng nhiệm vụ

Cứ để các nhân viên mới thực hiện đúng vai trò của mình trong một thời gian cụ thể. Nếu dự án kéo dài, thì hãy để thời gian này là 1 tháng. Sau đó, chuyển sang bước thứ 5 và phân nhóm lại cùng với khách hàng (nhưng chưa phân nhóm lại các nhân viên mới) để khách hàng được biết rõ tình hình.

5. Đánh giá tiến độ cùng với khách hàng

Sự thỏa mãn của khách hàng là một nhân tố quan trọng của một dự án thành công. Do đó, sau một tháng đưa các nhân viên mới vào dự án, hãy liên lạc với khách hàng để xem xét những đánh giá của họ về quá trình thực hiện dự án cũng như về những đánh giá về nhân viên mới. Bên thực hiện dự án cũng nên có những đánh giá của mình vì khách hàng cũng rất muốn biết về những kỳ vọng của giám đốc dự án.

(Theo Quantrimang)