9 câu hỏi giúp bạn quyết định có cắt giảm những mất mát trong dự án của mình hay không, 4 bước sau đây cho nỗ lực phục hồi dự án

Mùa hè là một thời điểm tuyệt vời để nhìn lại tình trạng hiện thời của những dự án chủ chốt đã được triển khai từ tháng một. Vào thời điểm này bạn cùng đội ngũ quản lý nên nắm trong tay đủ dữ liệu để biết mỗi mục tiêu lúc đầu có đạt được thành công như mong đợi hay không. Bạn cũng nên biết những dự án không thành công trong tổ chức của mình, đó là dự án vẫn cần thêm tiền của và nhân lực.

Khi xem xét tình trạng hiện thời dự án của mình, bạn có thấy những dấu hiệu sau không:

– Có những điều bị chỉ trích, tuy nhiên chúng vẫn chưa được giải quyết.

– Phạm vi của dự án đang thay đổi.

– Dự án không đúng theo kế hoạch, mặc dù đã nỗ lực kéo chúng lại theo đúng biểu thời gian.

– Cạnh tranh đang làm xao nhãng sự tập trung của bạn.

Nếu tất cả các dấu hiệu này xuất hiện, thì có lẽ cần có thời gian để cắt giảm những mất mát của dự án hay ít nhất là cấu trúc lại nó. Hơn ai hết bạn biết rằng quẳng một đống tiền cũng sẽ không bảo vệ được dự án bởi vì nó không giải quyết nguyên nhân cốt lõi của dự án.

Để quyết định hoạt động, hãy hỏi chính mình những câu hỏi sau:

+ Những gì có thể cứu vãn được?

+ Những gì có thể được chuyển giao đúng thời gian, và ngân quỹ sẽ còn bao nhiêu?

+ Bạn có quyền của một nhà lãnh đạo để hoàn thành dự án thành công hay không?

+ Kế hoạch ban đầu có vẻ khả thi hay không.

+ Bạn và ban quản lý dự án có làm mọi thứ có thể để hỗ trợ ngay từ đầu hay không?

Nếu một hoặc một vài dự án có thể được thanh lí và chuyển giao đúng tiến độ với lượng quỹ vẫn còn, nếu những nhà lãnh đạo hướng dự án đi đúng hướng, nếu những kế hoạch mới là vững chắc, thì việc quản lý tốt sẽ vực dậy dự án. 4 bước sau đây sẽ giúp bạn lấy lại kiểm soát và chuyển giao dự án một cách thành công. Đây là những bước cơ bản nhưng rất chi tiết, và quan trọng hơn là việc thực thi và tập chung đội ngũ dự án, quyết định nỗ lực phục hồi có thành công hay không.

1. Hiểu thấu tình trạng

Có được nhiều thông tin về tình trạng hiện thời của dự án là điều cần thiết. Sử dụng những dữ liệu để quyết định nhu cầu tiếp theo sẽ là gì. Ở giai đoạn này, đừng nên e ngại, có nhiều câu hỏi hơn số câu trả lời là điều bình thường. Điều quan trọng là hỏi những câu hỏi chính xác để có được bức tranh toàn cảnh về tình trạng hiện thời của dự án. Những câu hỏi sau đây sẽ giải quyết những dữ liệu cốt lõi, bạn cần tập hợp lại:

+ Những chỉ trích về việc chuyển giao sẽ như thế nào?

+ Chức năng chuyển giao chính xác là gì?

+ Những gì đã được hoàn thành và những gì vẫn còn tồn tại

Mọi người sẵn sàng cho việc thay đổi phạm vi dự án như thế nào, thời gian, và ngân quỹ. Câu hỏi cuối cùng về việc thay đổi có thể bị chỉ trích vì nó động chạm đến con người thậm chí là yếu tố pháp lí ở bất kì một dự án hay một tổ chức nào. Thậm chí khi đối mặt với những thất bại chắc chắn sẽ xảy ra, mọi người thường thấy thật khó có thể thay đổi trừ khi nó mang lại lợi nhuận trực tiếp cho họ. Phục hồi là có một cơ hội, hy vọng cần để thay đổi, đặc biệt là đối với những người lãnh đạo chủ chốt.

Khi thu thập những dữ liệu về tình trạng hiện thời của dự án, đừng quên hỏi đội ngũ nhân viên về quan điểm của họ với những gì sai trái. Thực sự mỗi cá nhân có thể đưa ra nhìn nhận của mình về tại sao dự án đang ở tình trạng như hiện thời. Tìm hiểu những thành viên chủ chốt của đội lấy những đề xuất của họ cho việc sửa chữa cải thiện tình trạng hiện thời của dự án.

2. Chuẩn bị đội ngũ cho việc phục hồi

Mỗi người trong dự án từ lãnh đạo cấp cao đến những nhân viên dự án cũng cần chấp nhận rằng tình cảnh hiện thời của dự án sẽ bị phá bỏ và cần sửa chữa. Họ cũng cần chấp nhận 1 sự thật là nhiều kế hoạch sẽ bị bỏ để thiết lập những kế hoạch mới và tổ chức lại. Nếu họ không chấp nhận sự thật này, họ sẽ gần như chống lại những bước cần thiết cho việc khôi phục.

Một khi mọi người đều chấp nhận thay đổi, hãy chỉ ra những mong đợi thực tế về những gì có thể được chuyển đổi từ tình cảnh hiện thời và đưa ra khung thời gian. Cũng cần thiết lập một đơn vị đo thành công và kiểm soát quá trình khôi phục. Nếu bạn có một thước đo ngay từ đầu, bạn có thể cần thiết lập thêm một công cụ mới hoặc đơn giản cần giúp chính mình và những người khác có thể nhận biết được chúng.

Trách nhiện của việc quản lý cũng như các nhà quản lý dự án là phát triển một môi trường hỗ trợ cho những thành viên trong đội. Cung cấp cho họ những mục tiêu cụ thể với những yêu cầu rõ ràng. Thiết bị và quá trình đào tạo là điều cần thiết cho thành công.

Cuối cùng, rất quan trọng để tận dụng những lợi thế của những động lực mới kết hợp với việc phục hồi và liên quan đến những đối tác chủ chốt trong trạng thái chung của dự án.. Việc tham dự sẽ giúp mọi người tập chung vào công việc và cảm thấy được khuyến khích. Cần đảm bảo những thành viên của dự án và cả những người nắm giữ tiền của rằng những gì họ cần nhiều hơn là việc thực hiện nhiệm vụ

3. Phát tiển kế hoạch thi đua cho việc phục hồi

Hãy nghĩ về việc phục hồi như nghĩ về một dự án mới, tách biệt chúng khỏi dự án cũ. Dự án mới yêu cầu phạm vi làm việc riêng và tạo nên kì vọng xung quanh những gì đang được thay đổi và những tiêu chuẩn tạo nên thành công một cách rõ ràng. Phạm vi mới yêu cầu bạn quyết định có nguồn gốc về đội ngũ dự ánh chính xác hay không hoặc cần tổ chức lại đội ngũ nhân viên.

Dựa vào những quy mô mới của dự án, nhà quản lý dự án và đội ngũ nhân viên nên đưa ra sơ đồ rõ ràng để đạt được mục tiêu. Sự khác biệt chính trong dự án thời gian này là không được thất bại. Kết quả sẽ có những tiêu chuẩn là đảm bảm đó là cột mốc thực hiện và đạt thành công đồng thời cho phép sửa chữa nếu cần thiết. Mục tiêu ngắn hạn sẽ đưa ra những dữ liệu có giá trị quyết định sự thành công của dự án ngay từ đầu.

4. Thực hiện kế hoạch thi đua

Với kế hoạch mới trong tay, đây là lúc thực hiện kinh doanh. Phải nhớ rằng trong quá trình thực hiện, không chỉ những thành viên đội dự án mà mọi người từ lãnh đạo đến nhân viên đều phải hiểu thấu. Tất cả những kía cạnh của dự án như mội trường hỗ trợ, và mọi người cũng cần biết việc phục hồi dự án có thể thành công hay không?

Để đảm bảo mọi người đang ở trong quá trình khôi phục, tất cả những thông tin về dự án cần được rõ ràng, và dễ hiểu. Rõ ràng trong kế hoạch truyền đạt và kế hoạch thông tin sẽ được phổ biến như thế nào, tính cấp thiết của từng yếu tố sẽ được giải quyết như thế nào, và làm thế nào để đưa ra một quyết định quan trọng.

Đưa ra tiêu chuẩn thêm trong việc nhìn nhận kế hoạch và dự án có thể cung cấp thước đo chỉ ra những kiểm soát được cải thiện trong dự án. Những dữ liệu này sẽ cho phép bạn sửa lỗi một cách nhanh chóng khi những rắc rối xuất hiện.

Đưa một dự án quay trở lại đi đúng hướng không phải là một điều đơn giản. Nó yêu cầu những nỗ lực, sự tập chung và cả các cam kết. Trong suốt quá trình phục hồi, không có thời gian cho những kế hoạch cá nhân. Khả năng nhìn nhận và thực hiện là những gì tốt nhất mà một dự án cần đối với mỗi thành viên.

Nới lỏng những tín hiệu gây áp lực với mọi người cũng là điều quan trọng. Phải đảm bảo có sự tập chung tích cực vào yếu tố con người. Các thành viên trong đội phải có khả năng gắn kết, và cùng nhau tập chung thực hiện những nhiệm vụ trong tầm tay.

Khi dự án được chuyển giao thành công, biểu dương và ghi nhận những nỗ lực của mỗi thành viên trong đội. Cuối cùng hãy học hỏi từ sự phục hồi của những dự án thành công để bạn và tổ chức của mình có thể tránh khỏi việc phải khôi phục dự án thêm một lần nữa. Hãy chú ý đến những tín hiệu cảnh báo và hành động quyết đoán để sửa chữa dự án sớm nhất tạo sự chuyển đổi thành công ngay từ thời gian đầu.

(Theo Quantrimang)