Không chỉ là một dịch vụ thư điện tử miễn phí của Google, Gmail (www.gmail.com) còn đem đến cho người dùng nhiều điều bất ngờ. Với các thủ thuật và công cụ được giới thiệu bên dưới, bạn sẽ dễ dàng tùy biến Gmail để quản lý và sắp xếp tập tin từ bất kỳ trình duyệt web nào.

Báo thư: Tiện ích Gmail Notifier của Google (find.pcworld.com/53584) “thường trú” trên khay hệ thống và sẽ tiến hành kiểm tra email mới sau một khoảng thời qian được định trước. Nhưng nếu đang sử dụng Firefox và thanh tác vụ quá chật, bạn vẫn có thể nhận được thông báo email mới ngay trên thanh trạng thái của trình duyệt nhờ tiện ích bổ sung cùng tên Gmail Notifier (find.pcworld.com/53586), xem hình 1.

Hình 1: Đọc thông báo có email mới ngay trong thanh trạng thái Firefox.

Lọc thư: Giống với hầu hết hệ thống e-mail hiệu quả khác, Gmail cho phép người dùng thiết lập các bộ lọc để xử lý email nhận được theo quy luật định sẵn. Ví dụ, bạn có thể tạo bộ lọc để tất cả email gửi cho bạn từ địa chỉ pcw@pcworld.com được tự động chuyển sang một tài khoản khác mà bạn đang sử dụng. Nhấn Settings.Filters.Creat a new filters, và thực hiện theo hướng dẫn. Để biết thêm về các bộ lọc, nhấn Help, và chọn Filters bên dưới mục Common Mail Tasks and Features.

Một tính năng thuận tiện khác của Gmail là khả năng sử dụng bí danh (alias). Bạn có thể lọc các email gửi đến bằng cách thêm một dấu cộng (+) và bất kỳ ký tự mở rộng nào (không phải là khoảng trắng) vào địa chỉ của mình. Ví dụ, khi đăng ký thành viên của một website nào đó (chẳng hạn như Frostbite Falls Tribune), bạn có thể cung cấp địa chỉ email tương tự như “xuan+tribune@gmail.com” hoặc “xuan+pcworld@gmail.com”. Bây giờ bạn có thể tạo ra các bộ lọc có khả năng gắn nhãn, lưu trữ (chuyển vào folder khác inbox) hoặc chuyển tiếp email. Có khả năng địa chỉ email của bạn sẽ bị bán cho các công ty chuyên phát tán thư rác, bạn có thể thay đổi bộ lọc để chuyển các email từ địa chỉ “xuan+tribune@gmail.com” sang hộp thư rác (Spam). Lưu ý, “xuan@gmail.com” không phải là một địa chỉ email hợp lệ, do Gmail yêu cầu tên tài khoản phải có ít nhất 6 ký tự.

Hình 2: Tiện ích Gmail Space cho phép khai thác dung lượng của hộp thư Gmail để lưu trữ tập tin.

Biến Gmail thành đĩa cứng: Dịch vụ thư điện tử này cung cấp dung lượng lưu trữ lên đến 2GB và hầu như ít có người dùng nào sử dụng một nửa dung lượng này để lưu trữ email. Thật quá lãng phí. Một vài công cụ cho phép bạn sử dụng một tài khoản Gmail để lưu trữ tập tin.

Tiện ích Gmail Drive (find.pcworld.com/53588) bổ sung Gmail vào Windows Explorer dưới dạng một thiết bị lưu trữ, cho phép người dùng thực hiện kéo thả các tập tin vào máy chủ Google dưới dạng tài liệu đính kèm e-mail.

Gmail Space (find.pcworld.com/53590) cũng có tính năng tương tự, đây là một tiện ích bổ sung cho Firefox, có nhiệm vụ biến trình duyệt này thành công cụ truyền nhận tập tin giữa đĩa cứng và Gmail (Xem hình 2). Tất cả tập tin do Gmail Space tải lên máy chủ đều được đính kèm vào email có tiêu đề bắt đầu bằng từ “GSPACE”, do vậy để hộp thư không hiển thị các email này, bạn hãy tạo một bộ lọc để tự động chuyển các tập tin Gmail Space đến một thư mục cụ thể trong Gmail. Xin lưu ý, phiên bản hiện tại của Gmail Space xảy ra “xung đột” với tiện ích bổ sung NoScript của Firefox.