Hầu hết các dịch vụ thư điện tử đều hạn chế số lượng địa chỉ mà bạn có thể điền vào mục To:, Cc: hay và Bcc: trong các e-mail gửi đi.

Bạn có thể bị giới hạn số lượng địa chỉ dưới 100, 50 hoặc thậm chí 25 cho cả 3 mục này gộp lại.

Không những thế, một số nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử còn điều tiết cả tổng số lượng e-mail gửi đi trong ngày, chẳng hạn như nếu bạn sử dụng tài khoản dịch vụ Comcast để gửi đi trên 1000 e-mail mỗi ngày thì ISP sẽ “khóa” tài khoản này lại trong vòng 24 giờ bởi vì nghi ngờ máy tính của bạn đang nhiễm một phần mềm nguy hại có tính năng phát tán thư rác.

Gửi số lượng lớn e-mail mà không bị đánh giá là spammer bằng các tùy chọn trong Thunderbird.

Tạo danh sách địa chỉ người nhận

Bạn hoàn toàn có thể đánh lừa các giới hạn này. Nếu bạn chủ yếu liên lạc với những địa chỉ có trong danh bạ liên lạc của mình, hãy chia chúng thành từng nhóm với số lượng địa chỉ ít hơn giới hạn tối đa mà nhà cung cấp dịch vụ cho phép.

Ví dụ, trong Outlook 2003 và 2007, bạn chọn Contacts, rồi chọn Actions.New Distribution List để tạo ra một danh sách địa chỉ mới. Trong Outlook Express 6, bạn nhấn Addresses để mở Addres Book, rồi chọn Files.New Group. Trong Mozilla Thumderbird 1.5, bạn chọn Addres Book.New List (Hình 1). Một cách đơn giản để phân biệt các danh sách này là bạn nên phân chúng theo thứ tự alphabet (A, B, C…).

Nếu danh bạ địa chỉ e-mail của bạn quá lớn để tạo nhóm, hãy nghĩ đến việc tạo một tài khoản Gmail riêng biệt (www.gmail.com) chỉ dành cho mục đích gửi e-mail theo nhóm (group mailing). Không những giúp tạo ra những địa chỉ e-mail dễ nhận biết hơn, Gmail còn cho phép bạn đưa đến 500 địa chỉ e-mail vào trong các mục To:, Cc: và Bcc:. Trong khi đó, Yahoo Mail lại hạn chế ở 100 địa chỉ với số lượng tối đa cho mục Bcc: là 10, còn Windows Live Hotmail cho phép gửi/nhận 100 e-mail mỗi ngày.

Nhiều bạn đọc từng áp dụng biện pháp này cho rằng, nếu lưu danh sách địa chỉ email của từng nhóm ở một cơ sở dữ liệu riêng thì việc cập nhật, sao chép hay cắt dán chúng vào email sẽ gặp chút ít khó khăn dù không đáng kể.

May mắn, các dịch vụ miễn phí Google Groups (groups.google.com) và Yahoo Groups (groups.yahoo.com) sẽ làm hộ việc này cho bạn. Chúng gửi e-mail của bạn đến các thành viên có tên trong danh sách địa chỉ với số lượng nhiều hay ít tùy bạn yêu cầu, đồng thời họ cũng cho phép các thành viên này khả năng cập nhật địa chỉ mới và các tùy chọn nhận e-mail.

Tất cả những gì bạn cần làm chỉ là gửi một e-mail đến địa chỉ phân phát e-mail cho cả nhóm. Ngoài ra, để làm việc như là các danh sách phân phát e-mail “một chiều”, cả hai dịch vụ trên đều cho phép bạn chuyển danh sách này vào một diễn đàn trực tuyến.