Khi chẳng may xảy ra thiên tai, mất trộm hoặc trục trặc về hệ thống dẫn đến mất sạch dữ liệu, đó sẽ là một thảm họa đối với các doanh nghiệp.

Do đó, việc cần có một công cụ để có thể sao lưu và phục hồi dữ liệu là điều tối quan trọng. Các doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng các phần mềm sao sao lưu dữ liệu dành cho cá nhân, họ cho như vậy là không có vấn đề gì nhưng sau vài tháng hoặc vài năm khi dữ liệu đã nhiều lên, vấn đề sẽ phát sinh.

Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi ông Gartner trong năm 2011 chưa đến 20% các doanh nghiệp vừa và nhỏ coi những chi tiêu cho việc sao lưu dữ liệu là ưu tiên hàng đầu.

May mắn thay là gần đây việc thiết lập một hệ thống sao chép, lưu trữ và phục hồi dữ liệu đã tiêu tốn ít hơn cả về thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp so với chỉ vài năm về trước. Ngày càng nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển từ hình thức lưu trữ bằng băng đĩa hoặc trên hệ thống ổ đĩa cứng sang các ứng dụng sử dụng mạng nội bộ hoặc các dịch vụ điện toán đám mây.

Cũng theo ông Gartner, trong năm nay do nản lòng bởi giá cả, thiếu các tính năng cần thiết hoặc khó sử dụng của các dịch vụ cũ đang sử dụng 1/5 các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng một dịch vụ mới.

Một hệ thống sao lưu dữ liệu lý tưởng phải được chạy trên một nền dễ sử dụng và dễ dàng khôi phục dữ liệu trong một thời gian nhanh nhất.

Trong số rất nhiều lựa chọn hiện nay, giá cả của ESAN (easily expandable storage area networks) đang giảm dần nhưng vẫn tiêu tốn hàng nghìn đô la, rất nhiều doanh nghiệp nhỏ đã lựa chọn NAS (Network- attached storage boxes) phù hợp với túi tiền cũng như quy mô kinh doanh của họ.

Bà Rachel Dines- nhà phân tích của hãng Forrester Research cho biết: “Ưu điểm lớn nhất của NAS là nó có thể khôi phục dữ liệu với một tốc độ cực nhanh”. “Nó có thể sao lưu dữ liệu hoặc phục hồi chúng với một mức phí rẻ hơn nhiều và rất linh động trong việc quản lý dữ liệu trong thời gian dài”. Bà cho biết thêm.

Cho dù bạn mua sản phẩm sao lưu dữ liệu ở đâu, một thương hiệu có uy tín hay tại các nhà sản xuất nhỏ, bạn phải đảm bảo rằng ngoài việc cài đặt giúp bạn họ còn sẵn sàng khắc phục sự cố giúp bạn khi có chuyện gì đó xảy ra.

Một chuyên gia về IT có thể làm theo yêu cầu của bạn một ứng dụng sao lưu dữ liệu chẳng hạn như sản phẩm có tên Zenith Infotech. Lưu trữ dựa trên điện toán đám mây thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ vì không cần hỗ trỡ nhiều về công nghệ thông tin. Để sao lưu dữ liệu, sẽ khó khăn cho người dùng nếu phải cài thêm các phần cứng khác. Ở đây, bạn chỉ cần gửi dữ liệu trong máy của bạn trực tiếp đến một máy chủ của nhà cung cấp sản phẩm. Tuy nhiên, việc truyền dữ liệu qua mạng internet là tương đối chậm.

Bạn có thể tìm thấy hàng trăm các ứng dụng sao lưu dữ liệu dựa vào Web do đó hãy lựa chọn một cách cẩn thận trước khi gửi dữ liệu của bạn cho họ. Khi lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm, hãy chắc chắc chắn rằng họ sẽ kinh doanh lâu dài và hỏi họ sẽ xử lý như thế nào nếu công ty của họ ngừng hoạt động? Mức độ bảo mật ra sao? Nhà cung cấp đó có chắc chắn sẽ cung cấp dữ liệu lại cho bạn vào đúng thời điểm mà bạn cần hay không? Nếu bạn không sử dụng ứng dụng của họ trong một khoảng thời gian, họ có ngừng cung cấp dịch vụ không?

Một thắc mắc nữa thường gặp phải đó là dữ liệu của công ty bạn sẽ được lưu ở đâu? Liệu chúng có lẫn với dữ liệu của các khách hàng khác của nhà cung cấp dịch vụ hay không? Ứng dụng đám mây liệu có đảm bảo bí mật?

Và trước khi bạn quyết định chọn một ứng dụng để back up dữ liệu, hãy lập cho mình một kế hoạch. Bắt đầu với việc hiểu rõ xem bạn cần sao lưu những dữ liệu gì? Nó là ứng dụng, cơ sở dữ liệu, máy ảo, thông tin email hay các file.

Và thay vì quẳng cái hệ thống sao lưu dữ liệu cũ của bạn đi, hãy cân nhắc cất chúng vào một chỗ như một vật mà bạn không còn sử dụng nữa vì có thể bạn còn phải sử dụng lại.

Nghiên cứu tình huống: Hệ thống sao lưu dữ liệu cho một công ty đường ống dẫn nước

Công ty đường ống dẫn nước Blue Sky cần một hệ thống sao lưu dữ liệu tốt hơn. Công ty nằm ở vùng ngoại ô Denver này đang lưu trữ dữ liệu quan trọng của mình trong rất nhiều USB, trước đó họ chọn sao lưu bằng băng từ. Nhưng cũng giống như nhiều doanh nghiệp nhỏ khác, họ thấy đây không phải là một cách lưu trữ dữ liệu lý tưởng.

Nhân viên công ty được hướng dẫn hàng ngày phải lưu dữ liệu và cất chúng đi ở một nơi xa nơi làm việc nhưng đôi khi họ quên mất điều đó. Dữ liệu có thể bị lưu đè lên hoặc biến mất do thiên tai hoặc mất trộm bất cứ lúc nào. Lượng dữ liệu ngày càng nhiều lên làm cho việc sao lưu trên USB ngày càng trở lên bất tiện hơn.

Sự bất tiện đó lên đến đỉnh điểm khi mà cơn bảo tuyết cuối mùa đã gây ra hư hỏng nguồn điện dẫn đến hỏng serve của cả công ty. Họ đã mất nửa ngày để tiến hành việc khôi phục dữ liệu.

Giải pháp

Công ty Anchor Network Solutions đang từng bước hoàn thành một hệ thống sao lưu dữ liệu qua đĩa hoàn toàn tự động và an toàn mà có thể gửi dữ liệu tới trung tâm lưu trữ dữ liệu vào mỗi tối. Hãng này mua một bộ Zenith Infotech và một bộ phục hồi dữ liệu khác và bán lại cho Blue Sky dưới cái tên là Anchor, coi đó là một sản phẩm của mình với một cái tên hoàn toàn mới “Network-attached storage drive”.

Hệ thống này sẽ liên tục sao lưu dữ liệu trong mỗi 15 phút vào một môi trường serve ảo để đảm bảo hoạt động của các công ty không bị ảnh hưởng. Công ty Blue Sky sử dụng serve Dell PowerEdge – một serve dành cho các doanh nghiệp nhỏ của Microsoft. Trong trường hợp serve này ngừng hoạt động vì bất cứ lý do gì, hệ thống sẽ đảm bảo cho 15 máy của công ty hoạt động trong vòng 45 phút trên một serve ảo với các dữ liệu đã được sao lưu trong thời gian gần nhất.

Anchor Network Solution có thể sao lưu các dữ liệu của các khách hàng bao gồm các ứng dụng mail của Microft, Word, Excel hay file PDF. Một trong những dữ liệu quan trọng nhất cần được bảo vệ của công ty Blue Sky là ứng dụng SQL (Structured Query Language) – là một loại ngôn ngữ máy tính phổ biến để tạo, sửa, và lấy dữ liệu từ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm Successware – 1 phần mềm quản lý các cuộc hẹn và thông tin khách hàng.

Thao tác cài đặt hệ thống mất khoảng 4 tiếng không tính thời gian chết, serve của công ty sẽ khởi động lại trước khi hoàn thiện. Ngoài khoản phí 600 $ cài đặt, doanh nghiệp sẽ phải mất vài trăm USD hàng tháng để duy trì và bảo dưỡng hệ thống.

Kết quả

Hệ thống mới làm an lòng tất cả các nhân viên trong công ty những người có trách nhiệm trong việc sao lưu dữ liệu trước kia, giúp họ tập trung hơn trong công việc chuyên môn. Quan trọng hơn là hoạt động của công ty sẽ liên tục được duy trì mà không sợ một thảm họa bất thường nào xảy ra.

Giờ đây, ngay cả khi serve có sự cố, công việc của công ty vẫn có thể tiến hành bình thường. Trước đây mối sự cố như vậy tiêu tốn của công ty hằng nghìn USD. Công ty không thể chăm sóc được với khách hàng trong khi đó vẫn phải trả lương cho nhân viên. Giờ đây, ngay cả khi gặp sự cố, công ty sẽ vẫn có thể có những trợ giúp kỹ thuật cho khách hàng như bình thường.

(Theo Quantrimang)