Microsoft Word có rất nhiều tính năng tốt để tạo sách điện tử (ebook) dễ dàng. Bạn có thể sử dụng nhiều kiểu style để định dạng một ebook hay thay đổi định dạng để sử dụng cho những nền tảng khác nhau. Bạn cũng có thể dùng công cụ References để tạo một mục lục tự động hay tạo ra một khuôn mẫu thiết kế sẵn để sử dụng nhiều lần, vì vậy bạn sẽ có nhiều thời gian dành cho phần nội dung hơn. Sau đây là cách để tự tạo những ebook tuyệt vời mà mất ít công sức.

Định dạng ebook

Có hơn 20 loại định dạng ebook phổ biến hiện nay. Mặc dù một số định dạng đọc được trên nhiều loại thiết bị nhưng người dùng sẽ thấy rằng không có một định dạng nào có thể đọc được trên mọi thiết bị. Trên hết, do kích thước màn hình khác nhau giữa các thiết bị vì vậy kích thước trang, định dạng ảnh và những thành phần khác cũng khác nhau.

Nếu muốn ebook của mình có thể đọc được trên nhiều thiết bị, bạn sẽ cần lưu nó dưới nhiều định dạng. Bạn phải dự định trước loại e-reader trước khi bắt đầu thay đổi định dạng. Lựa chọn loại e-reader sẽ quyết định định dạng có thể sử dụng và từ đó ta sẽ cần tìm hiểu những đặc tả chính xác về mỗi thiết bị để có thể thiết kế ebook sao cho hợp lý.

Những định dạng ebook phổ biến nhất là những định dạng mà hầu hết thiết bị đều có thể đọc được, bao gồm văn bản thuần, Adobe PDF, ePub và HTML. Hầu hết các e-reader cũng có thể hiển thị ảnh mặc dù một số thiết bị như Kindle của Amazon chỉ có màn hình đen trắng. Nếu muốn mọi người sẽ đọc ebook của mình trên một e-reader màn hình đen trắng thì hãy đảm bảo ảnh vẫn nhìn tốt với hai màu đen và trắng.

Thiết kế ebook trong Word

Trong Word, người dùng có thể lưu file định dạng doc, pdf và html sau đó sử dụng những chương trình khác để chuyển đổi file thành định dạng mình cần.

Để bắt đầu, hãy tạo một Word document mới. Nếu định tạo nhiều sách, hãy thiết kế một bố cục cơ sở và lưu dưới dạng một Word template để sử dụng cho mỗi cuốn sách mới.

Thêm trang tựa đề

Bắt đầu với phần trang tựa đề, gõ tựa sách, tựa đề phụ và tên tác giả cùng những chi tết khác cần xuất hiện ở đây. Chọn kiểu văn bản và thay đổi định dạng bằng cách kích vào Title style trong Styles gallery trên thẻ Home của thanh công cụ Ribbon. Chọn kiểu văn bản cho đề mục con và kích Subtitles style (Nếu nó không xuất hiện trong danh sách Style gallery, nhấn Ctrl-Shift-S) để hiển thị hộp thoại Apply Styles, gõ Subtitle vào trường và kích Apply).

Chọn và định dạng lại tất cả văn bản khác trên trang đề mục. Chẳng hạn như, người dùng có thể chọn style Emphasis cho phần tên tác giả và các thông tin khác.

Nếu một style không định dạng văn bản theo ý người dùng, sửa style bằng cách kích chuột phải vào tên nó trong Style gallery và chọn Modify. Thay đổi phông chữ, kích thước chữ và thiết lập khác theo ý muốn trong hộp thoại Modify Style và kích OK để áp dụng thay đổi. Tất cả văn bản được định dạng với style đó sẽ thay đổi tự động để đúng với những thiết lập mới.

Tạo mục lục

Sau khi hoàn thành trang tựa đề, hãy bắt đầu một trang mới. Chọn page Layout/ Breaks/ Page để bắt đầu trang mới. Nếu trang tiếp theo này là mục lục sách, gõ tựa đề như “Mục lục” và sau đó chọn References/ Table of Contents/ Insert Table of Contents. Thiết lập Show Levels thành 1 hoặc 2 tùy thuộc vào có bao nhiêu cấp đề mục phải hiển thị, chọn một định dạng từ danh sách định dạng và kích OK 2 lần. Một thông báo “No table of contents entries found” sẽ xuất hiện do ta chưa tạo đầu vào cho mục lục. Về sau, khi sách đã có nội dung, người dùng có thể cập nhật mục lục bằng cách kích vào thông báo đó và nhấn F9.

Định dạng chương cho ebook

Tiếp theo, tạo một trang mới bằng cách chọn Page Layout/ Breaks/ Next Page. Bây giờ, ta đã sẵn sàng bắt đầu chương 1 của cuốn sách. Gõ tên chương trước và định dạng nó bằng cách sử dụng style Heading 1. Thêm các đề mục cấp 2 theo ý muốn và để định dạng là Heading 2. Word sẽ tự động cập nhật các đề mục vào mục lục.

Thêm tiêu đề và chân trang

Để làm cho các trang trông chuyên nghiệp hơn, hãy bổ sung tiêu đề hiển thị tựa sách và chân trang có đánh số trang. Kích thẻ Insert trên thanh công cụ Ribbon và kích Header. Từ danh sách, chọn Edit Header để tạo tiêu đề. Kích Header & Footer Tools/ Link to Previous để tách liên kết giúp cho các phần khác nhau có thể có tiêu đề khác nhau. Bây giờ gõ tựa sách vào tiêu đề và sử dụng một kiểu style để định dạng lại nó.

Vẫn ở chương đầu, chọn Insert/ Footer/ Edit Footer và chọn lại Header & Footer Tools/ Link to previous (nếu cần) để tách liên kết giữa chân trang của phần này và chân trang phần trước. Kích vào khu vực chứa chân trang. Trên thanh công cụ Ribbon, kích Page Number/ Bottom of Page và sau đó chọn một style cho số trang (như Page Number 2).

Bây giờ, chọn Page Number/ Format Page Number và kích Start at. Thiết lập giá trị 1 và kích OK. Kích Close Header and Footer để trở lại document.

Định dạng chương kế tiếp

Để thiết lập chương kế tiếp, chọn Page Layout/ Breaks/ Page và tiếp tục thêm tựa đề chương, đầu đề con. Định dạng sử dụng cùng style như ở chương 1. Làm tương tự cho các chương còn lại.

Để kiểm tra mục lục, kích vào bên trong phần mục lục rồi nhấn F9 để cập nhật cho nó.

Lưu thành template để có thể sử dụng lại

Để lưu dạng thiết kế thành một template, chọn File/ Save As và trong danh sách xổ xuống “Save as type“, chọn Word Template (*.dotx). Kích Templates dưới tên ‘Microsoft Word’ trong góc trên cùng bên trái của hộp thoại Save As. File sẽ được lưu trong thư mục Templates. Gõ tên cho template và kích Save.

Để tạo một ebook mới theo template này, chọn File/ New/ My Templates và sau đó chọn template đã tạo từ danh sách Personal Templates. Kích OK.

Lưu ở nhiều định dạng khác

Sau khi hoàn thành xong cuốn sách và muốn lưu nó dưới định dạng đặc biệt khác, trước hết hãy lưu nó dưới một định dạng gốc có trong Word. Nếu bạn cần một file dạng rtf hay html, chọn File/ Save As và chọn Rich Text Format (*.rtf) hoặc Web Page (*.htm; *.html) từ danh sách Save As. Gõ tên file và kích Save.

Nếu bạn cần một file pdf, chọn File/ Save & Send/ Create PDF/XPS document và kích nút Create PDF/XPS. Gõ tên ebook và chọn tùy chọn tối ưu mong muốn rồi kích Publish.

Công cụ Word cho người dùng nhiều tùy chọn để thay đổi định dạng một ebook đầu ra dưới dạng pdf hay chuyển đổi nó sử dụng trình chuyển đổi trực tuyến hoặc phần mềm tải về máy. Trông thì có vẻ phức tạp, nhất là trong lần đầu thực hiện. Chúng tôi khuyến nghị người dùng nên áp dụng cho một hay hai chương sách trước để kiểm thử template thiết kế cùng phương pháp đỏi định dạng mong muốn để đảm bảo mọi thứ vận hành như ý muốn trước khi đầu tư nhiều thời gian và công sức vào định dạng toàn bộ tài liệu.

Mặc dù không phải là công cụ có thể tạo ra mọi định dạng ebook hiện hành, nhưng Word lại có bố cục tùy biến và linh hoạt, rất thuận tiện để định dạng sách. Hơn nữa, định dạng file doc được sử dụng rộng rãi do đó mà bạn có thể dễ dàng tìm thấy cách để chuyển nó sang bất cứ một định dạng ebook nào mà mình mong muốn.