Công nghệ được tạo ra để phục vụ cuộc sống. Nhưng cuộc sống sẽ trở thành “ác mộng” nếu bạn “chìm nghỉm” trong hộp thư điện tử hay phát hiện ổ cứng của mình đã chết hẳn…
Không ai phủ nhận rằng khi có công nghệ, cuộc sống của chúng ta trở nên dễ chịu hơn nhưng cũng như mọi tấm huy chương đều có mặt trái, công nghệ đôi khi cũng khiến chúng ta… phát điên. Để “chơi tốt với anh bạn công nghệ” và tránh trở thành nạn nhân khi anh bạn này dở chứng, hãy tập dần những thói quen sau đây.
Hãy tập thói quen xử lý triệt để email mỗi ngày để không bị "ngập lụt" vì email
Truy cập và điều khiển máy tính từ xa
Sẽ ra sao nếu bạn đang làm việc ở một chỗ khác nhưng có một file tài liệu quan trọng cần dùng đến lại đang được lưu trữ trong máy tính ở cơ quan? Mọi kế hoạch sẽ sụp đổ nếu bạn không thể truy cập chiếc máy tính đó từ xa.
Nhưng với những người đã có thói quen làm việc từ xa, đó sẽ là chuyện nhỏ với sự giúp sức của các chương trình hỗ trợ truy cập từ xa như LogMeIn (miễn phí) hay TightVNC (miễn phí). Các chương trình này cho phép người dùng truy cập, xem toàn bộ máy tính, chạy và đóng các chương trình, đọc email, sao chép và di chuyển dữ liệu giữa các máy tính…
Ngày nay, thậm chí người dùng smartphone như iPhone cũng đã có thể sử dụng chức năng mạng riêng ảo (VPN) với một ứng dụng có tên Mocha VNC hay Teleport.
Nếu lo ngại về tính bảo mật của các chương trình truy cập từ xa này, bạn vẫn có thể sử dụng các chương trình có sẵn của Windows và Microsoft như FolderShare, tự động đồng bộ hóa dữ liệu…
Sao lưu ổ cứng thường kỳ
Thảm họa “chết ổ cứng” không biết loại trừ một ai và giải pháp duy nhất để đối phó với sự cố này là bạn phải thường xuyên sao lưu dữ liệu trên ổ cứng của mình. Lưu ý là việc sao lưu này cần được tiến hành dưới nhiều biện pháp như: sao lưu sang một ổ cứng khác, sao ra đĩa CD (DVD), sao lưu và lưu trữ trên mạng Internet… và thực hiện ít nhất mỗi tháng 1 lần.
Hãy dùng thử phần mềm SyncBackSE (miễn phí) cho công việc này. SyncBackSE có thể đặt lịch sao lưu định kỳ và lưu trữ vào các thiết bị lưu trữ khác như ổ cứng di động, ổ USB, ổ cứng mạng LAN hay thậm chí là các máy chủ lưu trữ cá nhân..
Làm việc nhanh hơn mà không cần đến chuột
Làm việc trên máy tính nhiều bạn sẽ thấy thao tác “với tay cầm và di chuột” để thực hiện một thao tác đơn giản nào đó rất mất thời gian. Hãy thử dùng các phím tắt và cảm nhận sự tiện lợi của công nghệ. Đầu tiên, hãy tập làm quen với các phím tắt phổ thông của hệ điều hành và các chương trình mà bạn hay sử dụng. Ví dụ dùng phím Windows thay cho việc di chuột vào bấm vào nút Start để mở menu chức năng; tổ hợp phím Windows + D để thu nhỏ toàn bộ các cửa sổ và thoát ra màn hình desktop, Alt + D để truy cập vào thanh địa chỉ, Ctrl + T để mở một tab mới của trình duyệt web, Alt + Tab để di chuyển qua lại giữa các cửa sổ…
Khi đã khá thành thạo với những phím tắt có sẵn, có thể đến lúc đó bạn sẽ “nghiện dùng phím tắt” và bắt đầu ghét con chuột máy tính. Hãy dùng thêm những phần mềm để khai thác tiếp khả năng này như TypeItIn (dành cho máy tính Windows) hay TypeIt4Me (dành cho máy tính chạy Mac OS X).
Giữ “eo”, tiết kiệm tiền bạc bằng Internet
Nếu bạn đang trong chế độ ăn kiêng, giảm cân… hãy sử dụng những dịch vụ giám sát lượng thực phẩm bạn tiêu thụ trong ngày, đưa ra các cảnh báo lời khuyên hợp lý. FitDay và Weight Watchers là những dịch vụ được khuyên dùng nhiều nhất.
Nếu Quicken hay Microsoft Money – những phần mềm giúp giám sát và quản lý chi tiêu – quá phức tạp, hãy sử dụng các trang web như Mint.com hoặc Wesabe để có cái nhìn tổng thể nhất về việc cân đối giữa mức chi tiêu và thu nhập.
Hãy làm sạch hộp thư điện tử mỗi ngày
Không có gì khó chịu bằng việc mỗi ngày mở hộp thư và nhận được thông báo: “Bạn có 298 thư mới”. Vậy tại sao không xử lý chúng dứt điểm ngay từ đầu và liên tục mỗi ngày để không bỏ sót những email quan trọng và không bỏ quên những email hỏi han “linh tinh” của bạn bè?
Hãy tập thói quen sắp xếp hộp thư một cách gọn gàng bằng cách mở các thư mục mới, đặt tên là “Cần giải quyết ngay”, “Cứ từ từ” và “Kho lưu trữ”… rồi phân loại các email theo từng tiêu chí mỗi ngày. Nhưng đừng quên: hãy mạnh dạn bấm nút xóa thẳng cánh những email vớ vẩn.
Dọn sạch mạng nhện
Công nghệ càng phát triển, con người càng có nhiều thiết bị và đáng tiếc là hầu hết các thiết bị chưa thể vươn tới tiêu chuẩn “không dây” đúng nghĩa. Đừng chủ quan với những đoạn dây bởi rất có thể đến một lúc nào đó bạn sẽ thấy xung quanh chiếc bàn làm việc là một mớ “mạng nhện” vô cùng rối rắm.
Nếu trước đây bạn đã vô tình quên mất điều này thì ngay hôm nay hãy bỏ ra một vài tiếng để “lập lại trật tự” cho những mớ dây dẫn hỗn độn đó. Không chỉ giúp không gian sống, làm việc thoáng đãng hơn, kiểm soát tốt hơn mà bạn còn có thể hạn chế được mối nguy cháy nổ.
Gom tất cả các e-mail về một nơi, biến Internet thành cô thư ký nhắc việc hiệu quả, dùng ổ USB để thay cho chiếc laptop… Những thói quen tưởng như nhỏ lại rất hữu dụng.
Không bao giờ quên những việc cần làm
Để không bỏ sót những công việc cần làm trong một “núi” những công việc trong ngày mọi người cần có những biện pháp nhắc việc hiệu quả. Điện thoại di động, laptop đều có thể trở thành một “cô thư ký” của bạn nhưng tại sao không thử dùng những dịch vụ trực tuyến? Remember the Milk (RTM) là trang web cung cấp dịch vụ nhắc việc rất tốt và miễn phí. RTM có thể nhắc việc trên mạng, gửi thông báo đến máy tính hay thậm chí là điện thoại di động của bạn. Nó cung cấp đủ các thể loại nhắc nhở như: nhắc đính kèm file khi gửi email, ghi chú, các việc cần ưu tiên, lịch hẹn hay thậm chí là dịch vụ "honey do" – cho phép bạn nhắc nhở người khác. RTM còn có thể tích hợp trực tiếp vào trình duyệt Firefox thông qua một add-on tương tác với hộp thư Gmail và giúp bạn có thể biến những nhắc nhở đó thành một email.
Thay thế laptop bằng ổ USB hay chiếc iPod
Thay vì phải vác cả chiếc laptop cồng kềnh cho chuyến công tác, tại sao bạn không dùng một chiếc ổ lưu trữ USB (hay một chiếc iPod, ổ cứng di động…) và sử dụng những phần mềm chạy ngay không cần cài đặt (portable). Khi đó, bạn sẽ có thể sử dụng tất cả những phần mềm quen thuộc, đọc những tài liệu quan trọng trên bất kỳ chiếc máy tính nào.
Tận dụng chiếc di động chụp ảnh
Trong thời bùng nổ thông tin, đôi khi bộ não của chúng ta cũng quá tải vậy tại sao bạn không bắt những thiết bị khác gánh đỡ công việc cho bộ não? Một chiếc điện thoại di động có tích hợp camera sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều nếu biết tận dụng nó.
Khi đến một thành phố lạ, hãy dùng chiếc di động để chụp ảnh đánh dấu đường đi để khi quay lại bạn sẽ không cần hỏi đường, chụp lại ảnh của chiếc váy mà có thể người bạn thân rất thích, chụp lại giá của một mặt hàng…
Tham khảo giá trên mạng trước khi mua hàng
Cùng với những website rao vặt, bán hàng trực tuyến, giờ đây mạng Internet còn rất nhiều những web giúp người dùng so sánh giá cả, cung cấp địa chỉ nơi bán, số lượng hàng còn… Hãy tập thói quen tham khảo giá để những người bán hàng không “bắt nạt” được bạn hay tiết kiệm thời gian, xăng xe đi “lượn” qua vài cửa hàng tham khảo giá.
“Tập hợp” nhiều hòm thư khác nhau về Gmail
Thay vì mỗi ngày tốn không ít thời gian để đăng nhập vào vài địa chỉ email khác nhau, bạn hãy gom tất cả chúng về một nơi để chỉ phải đăng nhập 1 lần duy nhất. Gmail là một trong số ít dịch vụ có thể làm việc này một cách hoàn toàn miễn phí và tiện lợi.
Đăng nhập vào địa chỉ Gmail của bạn, vào mục Setting >> Accounts và nhập địa chỉ email khác vào đó và kể từ nay, bất kể email được gửi đến cho bạn qua địa chỉ nào, chúng cũng sẽ xuất hiện trong phần inbox của Gmail. Ngay trong Gmail bạn cũng có thể soạn thư và gửi đi với phần From là các địa chỉ khác nhau.
Tạm biệt “bệnh” quên mật khẩu
Trình duyệt web có thể “nhớ giúp” bạn mật khẩu đăng nhập hòm thư, diễn đàn nhưng chúng ta còn cả tá những loại mật khẩu khác phải nhớ. Hãy sử dụng các phần mềm lưu trữ mật khẩu miễn phí có khả năng mã hóa để nói lời tạm biệt với “căn bệnh quên mật khẩu mãn tính”.
Trong số các chương trình dạng này KeePass tỏ ra vượt trội hơn cả khi có thể hoạt động trên các hệ điều hành Windows, Mac hay Linux và có một mật khẩu chủ để quản lý cơ sở dữ liệu của bạn.
Mã hóa các file cá nhân
Mỗi người đều có những thư mục thuộc hàng “tuyệt mật” mà họ không muốn người khác xem được. Để tránh những cặp mắt nhòm ngó, những kẻ chuyên rình rập đánh cắp… mã hóa những file (thư mục) đó là giải pháp tốt nhất.
TrueCrypt là một phần mềm miễn phí khá lý tưởng để làm việc này. Phần mềm này có khả năng mã hóa một file, một thư mục hay thậm chí là mã hóa cả một ổ đĩa.
Nâng cao kỹ năng tìm kiếm
Có một thực tế là nhiều người đã thực hiện cả ngàn lần tìm kiếm trên Google nhưng thực sự là họ vẫn chưa biết cách tìm kiếm đúng cách để có kết quả chính xác nhất, đúng ý muốn nhất. Hãy tập sử dụng những thủ thuật đơn giản như đưa từ khóa tìm kiếm vào trong ngoặc kép (“”) để tìm kiếm theo cùm từ chính xác, sử dụng dấu + hay dấu – để chuyên biệt nghĩa của từ khóa, đặc biệt là những từ đa nghĩa hay tìm kiếm theo từng loại file tài liệu (ví dụ filetype:xls – tìm file dạng Excel).
Trong dịch vụ thư điện tử Gmail, nếu biết cách tìm kiếm bạn cũng sẽ tìm lại những email cũ một cách rất nhanh chóng. Ví dụ với cú pháp “from:"Bill Gates" subject:"dinner date"… Gmail sẽ hiểu là bạn đang cần tìm một bức email được gửi đến từ Bill Gate và tiêu đề bức thư có lời mời ăn tối…
In ấn thông minh và tiết kiệm
Mỗi lần thay mực in bạn mới hiểu nó tốn kém thế nào và vì sao các công ty lại khắt khe với việc in ấn của nhân viên đến thế. Rèn luyện thói quen xem kỹ lại tài liệu trước khi in, cắt gọn nội dung và giảm số trang cần in, đặt độ phân giải của máy in về mức thấp hay in bằng 2 mặt giấy… là những việc mỗi chúng ta nên làm ngay từ hôm nay.
Nếu bạn phải in một trang web, hãy loại bỏ những thành phần không cần thiết nhưng lại rất tốn mực như các banner quảng cáo, các khoảng màu… bằng add-on có tên Aardvark của trình duyệt Firefox.
Theo ICTNews (PC World)
